Leuk dat je een dagje wilt meekijken in mijn wereld als Virtual Assistant (VA). Als VA heb je zeer gevarieerde werkdagen. Ik vind het heerlijk, want ik houd van afwisseling én uitdaging. So let’s go!
Ochtendroutine
Mijn werkdag start rond 8 uur. Hoewel ik er dan al een halve dag op heb zitten, want jawel – ik heb 2 prachtige kids 😉. But.. first things first, prioriteiten vaststellen.
Ik check mijn agenda’s op afspraken en de acties in mijn online planner. Ikzelf ben fan van Trello, handig in gebruik en je kunt overzichtelijk per klant acties bijhouden. Nadat ik inzichtelijk heb waar ik mijn focus op moet gaan leggen voor vandaag, start ik met het controleren van diverse mailboxen. Dringende e-mails worden als eerste beantwoord en nieuwe taken krijgen een plekje in mijn Trello-omgeving.
Rond half 9 start ik met de taken die een (hoge) prioriteit hebben gekregen. Dit kan variëren van het uitvoeren van administratieve taken, projectmanagement, agendabeheer, nabellen van leads n.a.v. een campagne tot het beheren van diverse social media kanalen. Tussen de werkzaamheden door heb ik geregeld contact met mijn klanten (telefonisch en via Teams) om te sparren of de voortgang te bespreken.
Self care
Ik vind het belangrijk om tussen mijn werkzaamheden door even (een korte) pauze in te lassen. Dit geeft nieuwe energie en inzichten. Tijdens de middagpauze zorg ik voor een gevarieerde lunch en maak ik een wandeling met onze geliefde viervoeter of ik pak een uurtje krachttraining. Dit helpt mij om te ontspannen en weer op te laden voor de rest van de dag.
Middagroutine
Na de middagpauze pak ik voor een volledig overzicht van mijn openstaande acties opnieuw mijn Trello-omgeving erbij. Idealiter heb ik om 1 uur een blok ‘volledige focus’ in mijn agenda staan, waarbij Teams uitgaat en de telefoon op mute. Tijdens deze blokken pak ik taken op waarbij ik volledige concentratie nodig heb. Bijvoorbeeld voor het opstellen van blogs, uitwerken van notulen, reviewen of het doorlezen van (tender)uitvragen. Na dit focusblok heb ik vaak een zeer voldaan gevoel, ik heb namelijk echt even kunnen knallen!
Na een korte break start ik aan het tweede deel van de middag, hierin komen de taken met minder tot geen prioriteiten voorbij.
Reflectie en planning
Tegen het einde van de werkdag loop ik de dag nog eens door, check ik nogmaals de actielijsten en prioriteer ik acties waar mogelijk voor de volgende dag.
Nu schets ik een dag startend vanaf 8 uur, maar als VA heb je heel veel flexibiliteit. Ik plan mijn uren zelf in, passend bij mijn privéleven. Dit zorgt voor een erg fijne balans tussen werk en privé.
Ik hoop dat ik je een duidelijk beeld heb kunnen geven van wat een VA zoal aan werkzaamheden kan uitvoeren op een dag. Misschien heb ik jouw ogen wel geopend en denk je, ik wil een VA! Ik geef jouw werkdag graag weer meer uren door taken van jou over te nemen, neem gerust contact met mij op!